حضور جلسات مجلس الإدارة والجمعية العمومية واللجان وكتابة وقائع الاجتماعات ومتابعة وتنسيق المهام والقرارات المنبثقة عنها.
تنظيم الاجتماعات وإرسال الدعوات وإعداد جداول ومحاضر الاجتماعات الدورية لمجلس إدارة المؤسسة ولجانه، وللمكتب التنفيذي، والتقارير والملفات وجميع المتطلبات الإدارية واللوجستية ذات العلاقة.
حضور اجتماعات المدير التنفيذي وأخذ وقائع الاجتماعات بدقة ومتابعة المهام التي يطلبها المدير التنفيذي المتعلقة بها.
تقديم الدعم للمدير التنفيذي فيما يتعلق بتحضير الوثائق والتقارير والعروض البصرية (PowerPoint أو غيرها)، بالإضافة إلى التوثيق وأرشفة الملفات.
إدارة مكتب المدير التنفيذي وتقديم الدعم اللوجستي لضمان سلاسة سير العمل والتواصل بين الموظفين والزوار والمدير التنفيذي.
تنسيق وتنظيم مواعيد المدير التنفيذي ورحلات العمل والرد على المكالمات الهاتفية الواردة ومتابعة الرسائل المكتوبة والإلكترونية.
متابعة الأمور القانونية مع محامي المؤسسة فيما يخص مخرجات اجتماعات مجلس الإدارة.
العمل مع الأقسام الأخرى لفهم احتياجاتهم وتلبيتها بكفاءة.
تنفيذ أي مهام أخرى ذات علاقة يطلبها المدير التنفيذي.
تجهيز ومراجعة طلبات الشراء والتأكد من اكتمال الموافقات اللازمة.
البحث عن موردين محتملين والحصول على عروض الأسعار ومتابعة أوامر الشراء لضمان التسليم في الوقت المحدد وبالمواصفات المطلوبة.
إعداد وحفظ سجلات المشتريات والعقود بشكل منظم وسهل الوصول إليه وضمان الالتزام بسياسات المشتريات والميزانيات المحددة.
إعداد تقارير دورية عن حالة الطلبات والمشتريات ومتابعة الفواتير والمدفوعات بالتنسيق مع قسم المالية.
_1773125766.png)
