مساعدة منسقي المشاريع في تنظيم العمل مع الطواقم الميدانية، ووضع خطط عمل خاصة بالطواقم لتسهيل عملها في تنفيذ الأنشطة، والمتابعة بشكل يومي.
توفير الدعم اللوجستي المطلوب لتنفيذ المشاريع بكفاءة، تحت الإشراف المباشر لمنسقي المشاريع.
المسؤولية عن المصروفات النثرية. وادارة صندوق النقد الصغير وتوثيق الصرف والمعاملات المالية التابعة للصندوق تباعاً لإجراءات وسياسات الجمعية.
تجميع كشوفات المصاريف من الطواقم الميدانية وتدقيقها وتصنيفها.
التواصل مع الموردين بالتنسيق مع قسم المشتريات، خلال مرحلة استدراج عروض الاسعار، المدرجين أو أي موردين ذوي علاقة، في حال تم الإعلان عن العطاء بشكل رسمي، وذلك لضمان الحصول على عروض الأسعار المطلوبة ضمن الإطار الزمني المحدد.
متابعة الإجراءات والتنسيق مع أعضاء لجنة التقييم، خلال مرحلة تقييم العطاءات بالتنسيق مع قسم المشتريات، بما يشمل متابعة الاستفسارات وتوفير أو تنسيق المعلومات الإضافية المطلوبة من الموردين لاستكمال متطلبات التقييم ضمن الأطر والإجراءات المعتمدة.
تنفيذ ومتابعة عمليات الشراء بعد اجراء الترسية، بما في ذلك الحصول على الموافقات، والتنسيق مع قسم المشتريات، وضمان معالجة المعاملات في الوقت المناسب بإشراف المنسق المسؤول.
إعداد مسودات عقود الموردين عند الحاجة، ومتابعة الالتزامات التعاقدية، وضمان أرشفة وتحميل جميع وثائق الشراء والمالية بشكل صحيح على النظام بالتنسيق واشراف المنسق المسؤول.
إصدار سندات استلام/تسليم لسلع او خدمات وتأكد من التوثيق الصحيح للبضائع والخدمات المستلمة بالتنسيق واشراف المنسق المسؤول.
تحضير مسودات المعاملات المالية بعد استكمالها، ليتم مراجعتها واعتمادها من قبل المنسق المسؤول قبل إرسالها إلى الدائرة المالية.
توثيق ملفات المشاريع والمراسلات المهمة والمحافظة عليها بشكل منظم.
دعم قسم المالية في تصوير وتوثيق وأرشفة المعاملات المالية. وأيضا خلال عمليات التدقيق المالي، بإعداد نسخ من المستندات، ومسحها وأرشفتها، والتحقق من اكتمال المعاملات، ومتابعة الوثائق المفقودة.
تسهيل عمل طاقم المشروع مع الوزارات الحكومية، والمنظمات غير الحكومية، وقادة المجتمع، والجهات ذات العلاقة.
_1778654599.jpg)
_1778568074.jpg)
_1778396084.png)
