تنظيم الشؤون الادارية فيما يتعلق بالمراسالات، عقود العمل، العطاءات، المشتريات.
متابعة المتطلبات الادارية وتقارير الأعمال الخاصة بالدوائر.
إدارة وتنظيم الأرشيف الإداري ورقياً وإلكترونياً.
تنظيم جداول المواعيد والاجتماعات والتدريبات.
عداد ومتابعة كشف دوام الموظفين.
القيام بمهام الاستقبال في ظل عدم وجود سكرتير/ة، بما يشمل على سبيل المثال استقبال المراسلات والمكالمات الهاتفية وتحويلها، تنظيم مواعيد المدير العام، وما يكلفه/ا به من مهام ذات صلة.
تسجيل كافة المعاملات المالية الخاصة على النظام المحاسبي المعتمد.
التأكد من اكتمال الوثائق الثبوتية لكل معاملة قبل إدخالها.
تنظيم وأرشفة القيود والمستندات المحاسبية ورقيًا وإلكترونيًا.
متابعة الالتزامات المالية والدفعات المرتبطة بالمشتريات، العقود، والأنشطة.
مراجعة طلبات الدفع والتأكد من مطابقتها للموازنة وخطة الأنشطة.
إعداد تقارير مالية دورية (شهرية، ربع سنوية، ختامية).
تحليل الانحرافات بين الموازنة الفعلية والمخططة واقتراح التعديلات أو الإجراءات التصحيحية.
توفير بيانات مالية دقيقة لدعم إعداد التقارير الإدارية.
دعم عمليات التدقيق الداخلي والخارجي وتوفير كافة المستندات المطلوبة.
الإبلاغ عن أي تجاوزات أو مخالفات مالية حال وقوعها أو الاشتباه بها.
الاحتفاظ بالنثرية والمسؤولية الكاملة عنها، والاضطلاع بمهام أمين الصندوق بناء على تكليف خاص من المدير العام.
_1771052142.jpg)
